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提問的緣由與應避免的心態

2016-3-25 來源:高級管理員 作者:漳州市博益達企業管理服務中心 點擊:1025

先說說,為什么要提問?一般來說,提問的出發點不外乎以下幾種原因:

  • 我提問,是因為我不懂,想解惑
  • 我提問,是為了確認溝通與認知
  • 我提問,是希望大家能注意到我。

原因一:我提問,是因為我不懂,想解惑

做好研究,知道是哪個關鍵點弄不懂,才能以精準的方式發問。沒有做好功課,不清楚哪里懂、哪里不懂時,就先不要提問。發問時,為了精準,一定要以清晰的發音,穩定和緩的語調,謙敬地說出問題癥結所在。這是基本禮節。若議題牽涉的層面復雜,可在述說問題前加一段引子說明關連出處,便利聽者能夠關注你的問題所指。

得到回答后,補充一句話,誠敬地結束問答:“謝謝您,我懂了;您說的xxx解答了我的困惑。”或是說:“謝謝您,我還是沒全懂,會另找機會請教;不耽擱其他人發問的機會了。”這段結語是禮節,感謝對方協助你解除困惑。同時也讓對方知道,他的補充說明對你的提問是否有幫助。

原因二:我提問,是為了確認溝通與認知

提問時的心態應著重于增進相互了解,而非以心存挑戰為出發點。某些職場環境里下屬不宜直言;但若改為提問方式,既不失禮,也有利于確認溝通認知無誤,不失為好的方法。

例如,企業難免有決策不理想的時候。盡管公司相關的人知道主管先前的決策有失誤,但卻無法明說。若對于上回決策出錯的原由沒有共識,可能接續推進會更困難。此時與其尷尬別扭,你可以這樣問:“這筆交易的爭議中,我們公司有些理虧,不知對不對?”“我想盡快澄清對方的疑惑,彌補對方損失,至于我們內部的問題應該可以慢慢解決。我可以做些什么?”這樣的對話,讓主管知道你了解他的苦處,雖是說不出口,他接著所做的說明,應該會讓你知道他當下的真實觀點。這就是默契的展現。公司當然會犯錯,主管也會犯錯,通過這樣往來的對話,就能說到深處,彼此也清楚知道不允許再犯同一錯誤,縮短了認知差異的同時,也使互信基礎更加穩固。

再舉一個確認溝通與認知的例子。主管要赴香港拜會某間銀行討論上市案。如果是由我來負責規劃行程,我會這樣提問:“安排下月中出發,好嗎?我問過您的秘書,這段時間您時間有點空檔。”“財務長、法務長都會同行,是嗎?我來聯系。”“我先安排視頻會議與銀行建立基本了解,好嗎?我請秘書提供兩個時段讓對方確認。”我的提問與任務安排的建設性建議,顯示我對狀況的認識與掌握,主管立即就放心了。

原因三:我提問,是希望大家能注意到我

我見過若干自以為聰明的職場新鮮人,希望表現。這原本是好事,但一定要注意節制。隨性的、炫耀性的提問,能蒙騙自己,但騙不了聽眾。話語中透露出來的思想理則與意圖,其實很清楚。結果只會適得其反,讓大家都注意到了你的幼稚企圖,這很可惜,要避免為好。

說到這里,我想點出提問應該避免的幾件事:

  • 咄咄逼人
  • 詞匯無法達意
  • 問題點模糊不清
  • 打岔
  • 挑釁的口吻

坦白說,我初入職場、對做人處事的認識及技巧還生嫩時,這些錯誤每項都犯過。有時為求表現、搶出風頭,有時驕傲自慢、以為同事對我提問是質疑我的能力,因此按捺不住脾氣。這些不好的習性,著實讓我吃了不少教訓。大家要謹慎,以免在提問過程中導致溝通失利,對工作進展沒有益處,需要特別警醒。

一開始練習提問很不容易,有一些內在或者外在的障礙。中國人不習慣開口問問題,小時候在家里,家人忙的時候嫌你問東問西,在學校里,老師不鼓勵提問,有時是因為害怕問不好,被同儕取笑。一般說來,中國人不擅提問,即便勉強試著提問,技巧通常也不夠成熟。這可能是出于擔心出丑、想保護自己,不肯勇敢地突破自己,以致在必須提問時表現別扭,問不到要點。

在對上級長官提問時,我建議將提問擬成選擇題或是非題的方式,尋求主管的指示。這作法一方面展示你確實思考過這個問題,另一方面便于主管裁決,也可以避免模糊焦點。封閉式的問題比較聚焦,溝通效率較高。開放式的問題不適合工作步調比較快的職場。舉例來說,“這事怎么開始比較合適?”、“您看哪些客戶比較需要我們的服務?”屬于開放式的提問,對方需要思考,還要幫你做功課,應該不合適。換個方式,如果這樣問:“甲、乙、丙公司過去表示過對我們服務的興趣,我從調研他們的需求著手,您看如何?”因為你提供了選項,讓主管能夠快速在腦中掃過數據庫,可以很快給你反饋,甚至提供更多信息指導你的任務推進。

職場里在溝通上所做的全部努力,目的都是為了提升工作效率及質量。對于沒把握的事,最好坦白承認“我不知道”,同仁們都會尊重這態度,因為我們都信仰“知之為知之,不知為不知,是知也”的道理。

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